Mindenki jól tudja, hogy a feladatok észben tartása kognitív erőforrásokat igényel, ráadásul nagy a hibalehetőség — könnyű elfelejteni egy-egy kötelességet, ha hosszú a lista.
A feladatokat bizony menedzselni kell, mert ha nem tesszük, akkor nem készülnek el időben, vagy túl sok erőforrást emésztenek fel.
Az olyan profitorientált közegben, mint az üzleti világ, a feladatok és projektek menedzselése még inkább hangsúlyos, főleg akkor, ha több ember egyidejű együttműködésére van szükség.
Erre a legjobb megoldást kétségtelenül a projektmenedzsment eszközök nyújtják.
De vajon mit is jelent pontosan a projektmenedzsment, hogyan működnek a projekt tervező programok, és melyek a legjobb projektmenedzsment szoftverek a piacon?
A projektmenedzsment fogalma
A céges projekteknél általában nagyon fontos, hogy 1) időben, 2) a pénzügyi kereteken belül maradva készüljenek el, hiszen szerződés köti a feleket.
Ez rengeteg határidőt, információt, dokumentációt, kommunikációt és részletet von magával, amelyet képtelenség fejben tartani.
Mindezek alapján a projektmenedzsment fogalma a következő:
Olyan folyamat, amely hozzá segíti az egyént/csapatot, hogy elérje a kitűzött célokat – mindezt a meghatározott kritériumokat teljesítve.
A legnagyobb segítséget pedig a projektmenedzsment eszközök használata nyújtja, amelyeknek az elsődleges célja az, hogy megkönnyítsék az emberek közötti együttműködést, legyen szó akár a csapat egyes tagjairól, vagy a megrendelő és a szolgáltató között fennálló üzleti kapcsolatról.
De pontosan hogyan teszik ezt?
Hogyan működnek a projekt tervező programok?
A projekteket mindig menedzserek irányítják, akik biztosítják, hogy minden időben a helyére kerüljön.
Ez egy abszolút tanulható készség, amelyet leggyakrabban projektmenedzsment képzésen tanulnak meg a szakemberek.
A projekt tervező programban is megvan ez a szerep, így a projektmenedzser feladata, hogy elvégezze az adminisztrációt, a feladatok kiosztását, a feladatok betartatását, és elhárítson minden olyan akadályt, ami hátráltatja a csapatot.
A projektmenedzsment szoftverek ezért lehetőséget adnak arra, hogy:
- Határidőket és milestone-okat adjunk meg
- Kijelöljük az egyes feladatok felelőseit
- Egy helyen lássuk a feladatok leírását, dokumentációit
- Kommunikálni tudjunk a többi érintettel
- Ellenőrizhessük, hogy a megfelelő ütemben zajlik-e a munka
Tehát gyakorlatilag mindent egy helyen láthatunk, így a csapatnak csak a feladat elvégzésével kell foglalkoznia, minden mást elvégez helyettük a projektmenedzsment eszköz.
De melyek a legjobb projektmenedzsment szoftverek a piacon?
A legjobb projektmenedzsment szoftverek
- Trello

A Trello talán a leghíresebb projektmenedzsment szoftver mind közül – a végtelenül egyszerű kártyás nézete miatt.
Ez ugyanis lehetővé teszi, hogy vizuálisan nagyon letisztultan, könnyedén tudjunk kártyákat alkotni, amelyeket a feladat haladásától függően folyamatosan balról jobbra húzhatunk, amíg az el nem készül.
Ezzel nem csak a haladást vizualizáljuk remekül, de magát a szoftver használatát sem kell különösebben megtanulni, hiszen minden nagyon kézenfekvő és magától értetődő.
Pontosan ez a legnagyobb hátránya is, ugyanis a Trello főleg egyszemélyes projektek, esetleg néhány fős kiscsapatok menedzselésére ajánlott – nagyobb projektekhez érdemes egy szinttel komolyan projektmenedzsment szoftvert választani.
A továbbiakban ilyen eszközöket mutatunk be.
- Asana

Az Asana kétségtelenül az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment szoftver a kisebb vállalkozások között, hiszen gyakorlatilag minden igényt kielégít, amire egy kisebb csapatnak szüksége lehet.
A lista nézet mellett lehetőség van naptár nézetben is használni, ezáltal hétfőtől-péntekig mindent percről-percre beosztva láthatunk.
Nemrégiben pedig a Trello védjegyévé váló kártyás feladat nézettel is bővült az eszköztáruk, így ha egy kicsit komolyabb eszközt szeretnénk használni, akkor nem kell tovább keresgélni.
Tökéletes választás “kétpizzás csapatok” menedzselésére, mind ár-érték arányban, mind pedig tudásban, ugyanis a Trello-hoz hasonlóan az Asana-nak is van ingyenes csomagja.
Amennyiben a csapat kinövi az ingyenes verziót, és fizetősre kell váltania, akkor sem kell túl mélyen a zsebébe nyúlniuk, hiszen a következő csomag 10$ körül van havonta, ami átszámítva körülbelül 3000 Ft.
Ráadásul a szoftvercég alapítója nem kisebb név, mint a Facebook társalapító Dustin Moskovitz.
- Notion

A Notion egy viszonylag friss szereplő a piacon, de népszerűsége a 10-15 éve a piacon lévő szoftverekkel vetekszik.
A legnagyobb előnyét az adja, hogy úgy építhető fel, mint a LEGO – tökéletesen személyre szabható a csapat igényeinek, projektjeinek, létszámának függvényében.
Ráadásul az ára is nagyon baráti, hiszen mindösszesen 8 $-ba kerül havonta, ami átszámítva 2500 forintnak felel meg.
Ha hetente csak néhány percet nyersz a csapatod minden egyes tagjának vele, már akkor bőségesen visszahozza az árát.
- Basecamp

A Basecamp az egyik legrégebbi projektmenedzser szoftver a piacon – több millióan regisztráltak már fiókot náluk.
A felülete elég modern, már-már közösségi média jellegű, éppen ezért könnyen kezelhető.
Közepes és nagy cégeknek ajánljuk leginkább, mert a korábbi két projektmenedzsment szoftverhez képest nincs ingyenes csomagja – 99$-ba kerül havonta.
A jó hír viszont az, hogy hiába növekszik a projektek vagy a csapat létszáma, a havidíj nem nő vele együtt.
- Podio

A Podio egy kicsit különbözik a többi projektmenedzsment eszköztől a listában, ugyanis a feladatokkal ellentében inkább a kommunikációra épít.
Úgy tudsz feedbacket kérni az eddig elkészült munkákra, hogy nem kell emaileket írnod – ez mind a csapaton belüli kommunikációt, mind pedig a projekt megrendelőjével történő kommunikációt jelentősen megkönnyíti.
Rengeteg más szoftverrel integrálható, legyen az például a Google Drive, vagy a Dropbox.
Emellett pedig olyan cégek használják, mint a Sony, Volvo, vagy az amerikai futball bajnokság, az NFL.
Konklúzió
A projektmenedzsment szoftverek jelentősen megkönnyítik a projekten dolgozó minden csapattag életét.
Mind a fizikai, mind az internetes projektek menedzselésére kiválóan alkalmasak, a feladatokat tekintve pedig nem igényelnek semmi különleges vagy extra szerepkört.
A legfontosabb egyedi szerep kétségtelenül a projektmenedzser, akinek elsődleges feladata, hogy szervezettséget vigyen a csapat tevékenységébe, miközben az ügyfél igényeit is szem előtt tartja.
A projektmenedzser készséget iskolában, tanfolyamokon, de akár online képzéseken, e-learning formátumban is el lehet sajátítani.
Ahhoz azonban nem szükséges különleges szaktudás, hogy a projekt tervező eszközöket működésre bírjuk, ugyanis nagyon intuitívak és egyszerűen kezelhetőek.
A piacon található projektmenedzsment szoftverek között ezért ma már igen csekély a különbség, leginkább aszerint érdemes választani, hogy mekkora a csapat, mennyi projekt fut egyszerre és mekkora projektekről van szó.