Mindenki jól tudja, hogy a feladatok észben tartása kognitív erőforrásokat igényel, ráadásul nagy a hibalehetőség — könnyű elfelejteni egy-egy kötelességet, ha hosszú a lista.

A feladatokat bizony menedzselni kell, mert ha nem tesszük, akkor nem készülnek el időben, vagy túl sok erőforrást emésztenek fel.

Az olyan profitorientált közegben, mint az üzleti világ, a feladatok és projektek menedzselése még inkább hangsúlyos, főleg akkor, ha több ember egyidejű együttműködésére van szükség.

Erre a legjobb megoldást kétségtelenül a projektmenedzsment eszközök nyújtják.

De vajon mit is jelent pontosan a projektmenedzsment, hogyan működnek a projekt tervező programok, és melyek a legjobb projektmenedzsment szoftverek a piacon?

A projektmenedzsment fogalma

A céges projekteknél általában nagyon fontos, hogy 1) időben, 2) a pénzügyi kereteken belül maradva készüljenek el, hiszen szerződés köti a feleket.

Ez rengeteg határidőt, információt, dokumentációt, kommunikációt és részletet von magával, amelyet képtelenség fejben tartani.

Mindezek alapján a projektmenedzsment fogalma a következő: 

Olyan folyamat, amely hozzá segíti az egyént/csapatot, hogy elérje a kitűzött célokat – mindezt a meghatározott kritériumokat teljesítve.

A legnagyobb segítséget pedig a projektmenedzsment eszközök használata nyújtja, amelyeknek az elsődleges célja az, hogy megkönnyítsék az emberek közötti együttműködést, legyen szó akár a csapat egyes tagjairól, vagy a megrendelő és a szolgáltató között fennálló üzleti kapcsolatról.

De pontosan hogyan teszik ezt?

Hogyan működnek a projekt tervező programok?

A projekteket mindig menedzserek irányítják, akik biztosítják, hogy minden időben a helyére kerüljön.

Ez egy abszolút tanulható készség, amelyet leggyakrabban projektmenedzsment képzésen tanulnak meg a szakemberek.

A projekt tervező programban is megvan ez a szerep, így a projektmenedzser feladata, hogy elvégezze az adminisztrációt, a feladatok kiosztását, a feladatok betartatását, és elhárítson minden olyan akadályt, ami hátráltatja a csapatot.

A projektmenedzsment szoftverek ezért lehetőséget adnak arra, hogy:

  • Határidőket és milestone-okat adjunk meg
  • Kijelöljük az egyes feladatok felelőseit
  • Egy helyen lássuk a feladatok leírását, dokumentációit
  • Kommunikálni tudjunk a többi érintettel
  • Ellenőrizhessük, hogy a megfelelő ütemben zajlik-e a munka

Tehát gyakorlatilag mindent egy helyen láthatunk, így a csapatnak csak a feladat elvégzésével kell foglalkoznia, minden mást elvégez helyettük a projektmenedzsment eszköz.

De melyek a legjobb projektmenedzsment szoftverek a piacon? 

A legjobb projektmenedzsment szoftverek

  1. Trello
projektmenedzsment eszközök

A Trello talán a leghíresebb projektmenedzsment szoftver mind közül – a végtelenül egyszerű kártyás nézete miatt.

Ez ugyanis lehetővé teszi, hogy vizuálisan nagyon letisztultan, könnyedén tudjunk kártyákat alkotni, amelyeket a feladat haladásától függően folyamatosan balról jobbra húzhatunk, amíg az el nem készül.

Ezzel nem csak a haladást vizualizáljuk remekül, de magát a szoftver használatát sem kell különösebben megtanulni, hiszen minden nagyon kézenfekvő és magától értetődő.

Pontosan ez a legnagyobb hátránya is, ugyanis a Trello főleg egyszemélyes projektek, esetleg néhány fős kiscsapatok menedzselésére ajánlott – nagyobb projektekhez érdemes egy szinttel komolyan projektmenedzsment szoftvert választani.

A továbbiakban ilyen eszközöket mutatunk be.

  1. Asana
projektmenedzsment szoftverek

Az Asana kétségtelenül az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment szoftver a kisebb vállalkozások között, hiszen gyakorlatilag minden igényt kielégít, amire egy kisebb csapatnak szüksége lehet.

A lista nézet mellett lehetőség van naptár nézetben is használni, ezáltal hétfőtől-péntekig mindent percről-percre beosztva láthatunk.

Nemrégiben pedig a Trello védjegyévé váló kártyás feladat nézettel is bővült az eszköztáruk, így ha egy kicsit komolyabb eszközt szeretnénk használni, akkor nem kell tovább keresgélni.

Tökéletes választás “kétpizzás csapatok” menedzselésére, mind ár-érték arányban, mind pedig tudásban, ugyanis a Trello-hoz hasonlóan az Asana-nak is van ingyenes csomagja.

Amennyiben a csapat kinövi az ingyenes verziót, és fizetősre kell váltania, akkor sem kell túl mélyen a zsebébe nyúlniuk, hiszen a következő csomag 10$ körül van havonta, ami átszámítva körülbelül 3000 Ft.

Ráadásul a szoftvercég alapítója nem kisebb név, mint a Facebook társalapító Dustin Moskovitz.

  1. Notion
projekt tervező program

A Notion egy viszonylag friss szereplő a piacon, de népszerűsége a 10-15 éve a piacon lévő szoftverekkel vetekszik.

A legnagyobb előnyét az adja, hogy úgy építhető fel, mint a LEGO – tökéletesen személyre szabható a csapat igényeinek, projektjeinek, létszámának függvényében.

Ráadásul az ára is nagyon baráti, hiszen mindösszesen 8 $-ba kerül havonta, ami átszámítva 2500 forintnak felel meg.

Ha hetente csak néhány percet nyersz a csapatod minden egyes tagjának vele, már akkor bőségesen visszahozza az árát.

  1. Basecamp
projekt menedzsment

A Basecamp az egyik legrégebbi projektmenedzser szoftver a piacon – több millióan regisztráltak már fiókot náluk.

A felülete elég modern, már-már közösségi média jellegű, éppen ezért könnyen kezelhető.

Közepes és nagy cégeknek ajánljuk leginkább, mert a korábbi két projektmenedzsment szoftverhez képest nincs ingyenes csomagja – 99$-ba kerül havonta.

A jó hír viszont az, hogy hiába növekszik a projektek vagy a csapat létszáma, a havidíj nem nő vele együtt.  

  1. Podio
workflow

A Podio egy kicsit különbözik a többi projektmenedzsment eszköztől a listában, ugyanis a feladatokkal ellentében inkább a kommunikációra épít.

Úgy tudsz feedbacket kérni az eddig elkészült munkákra, hogy nem kell emaileket írnod – ez mind a csapaton belüli kommunikációt, mind pedig a projekt megrendelőjével történő kommunikációt jelentősen megkönnyíti.

Rengeteg más szoftverrel integrálható, legyen az például a Google Drive, vagy a Dropbox.

Emellett pedig olyan cégek használják, mint a Sony, Volvo, vagy az amerikai futball bajnokság, az NFL.

Konklúzió

A projektmenedzsment szoftverek jelentősen megkönnyítik a projekten dolgozó minden csapattag életét.

Mind a fizikai, mind az internetes projektek menedzselésére kiválóan alkalmasak, a feladatokat tekintve pedig nem igényelnek semmi különleges vagy extra szerepkört.

A legfontosabb egyedi szerep kétségtelenül a projektmenedzser, akinek elsődleges feladata, hogy szervezettséget vigyen a csapat tevékenységébe, miközben az ügyfél igényeit is szem előtt tartja.

A projektmenedzser készséget iskolában, tanfolyamokon, de akár online képzéseken, e-learning formátumban is el lehet sajátítani.

Ahhoz azonban nem szükséges különleges szaktudás, hogy a projekt tervező eszközöket működésre bírjuk, ugyanis nagyon intuitívak és egyszerűen kezelhetőek.

A piacon található projektmenedzsment szoftverek között ezért ma már igen csekély a különbség, leginkább aszerint érdemes választani, hogy mekkora a csapat, mennyi projekt fut egyszerre és mekkora projektekről van szó.